Samochód w pracy – zasady korzystania z prywatnego i służbowego auta

Sprawdź aktualną wartość kilometrówki i ryczałtu za korzystanie z samochodu prywatnego w pracy oraz zasady odpowiedzialności i naliczania podatku za jazdę samochodem swojego pracodawcy.

Używanie samochodu służbowego lub wykorzystywanie własnego pojazdu do celów zawodowych wymaga uwagi w kilku kwestiach kluczowych dla pracowników.

Korzystanie z prywatnego pojazdu

Sytuacje, w których pracownik udostępnia swoje prywatne auto do celów firmowych (np. podróży służbowych), mogą skutkować prawem do kilometrówki. Od 2023 r. stawki wynoszą: 

Stawki kilometrówki:

• Dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika
  Do 900 cm³: 0,89 zł,
  Powyżej 900 cm³: 1,15 zł
• Dla motocykla: 0,69 zł
• Dla motoroweru: 0,42 zł

Zamiast kilometrówki, można również stosować ryczałt do tzw. jazd lokalnych. W tym przypadku pracodawca płaci pracownikowi stałą opłatę. Ta zależy od wielkości miejscowości oraz pojemności silnika.

Stawki ryczałtu oraz limity kilometrów:

Pojemność silnika do 900 cm³:

• 267 zł – 300 km – do 100 tys. mieszkańców w gminie lub mieście
• 445 zł – 500 km – od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców w gminie lub mieście
• 623 zł – 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców w gminie lub mieście

Pojemność silnika powyżej 900 cm³:

• 345 zł – 300 km – do 100 tys. mieszkańców w gminie lub mieście
• 575 zł – 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców w gminie lub mieście
• 805 zł – 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców (limit 700 km) w gminie lub mieście

Korzystanie ze służbowego samochodu

Korzystanie z samochodu w pracy, również w celach prywatnych, generuje koszty, które mogą się odbić na portfelu pracownika. Choć firma może udostępnić pojazd bezpłatnie, podlega to opodatkowaniu. Używanie samochodu jest uznawane za dodatkowy dochód pracownika, który podlega obliczeniom opartym na rynkowych stawkach najmu podobnych pojazdów. Wartość ta zostanie odnotowana w rocznym zeznaniu podatkowym PIT, a pracodawca co miesiąc pobierze zaliczkę na podatek dochodowy według odpowiedniej skali podatkowej.

CZYTAJ TEŻ: Płać i płacz. Nowy podatek dla kierowców już od 2024 roku?  

Odpowiedzialność za pojazd służbowy

Samochody służbowe zazwyczaj posiadają ubezpieczenie autocasco, jednakże w przypadku powstania szkody, część kosztów może być pokryta przez pracownika. W przypadku wyrządzenia szkody, kluczowym jest ustalenie, czy była ona wynikiem umyślności czy przypadku. Jeśli szkoda była przypadkowa, zgodnie z kodeksem pracy, pracodawca może żądać odszkodowania do trzykrotności wynagrodzenia pracownika. Jeśli jednak wina jest jednoznaczna i pracodawca dysponuje dowodami (np. notatkami policji o naruszeniach przepisów drogowych), wszelkie koszty mogą zostać przerzucone na pracownika. Ważne jest przestrzeganie instrukcji obsługi pojazdu służbowego, ponieważ celowe uszkodzenia pojazdu mogą skutkować koniecznością zapłaty za naprawę. Aby pracodawca mógł dochodzić roszczeń za szkody, musi posiadać wyrok sądu pracy.

Odpowiedzialność finansowa to nie jedyna konsekwencja; jeśli pracodawca udowodni umyślną winę lub celowe uszkodzenie pojazdu, może to skutkować nawet zwolnieniem pracownika z powodu niedbałości wobec mienia służbowego.

Pojazd służbowy jest narzędziem pracy, a pracodawca ma obowiązek utrzymywania go w należytym stanie technicznym, zgodnym z przepisami bezpieczeństwa. Regulamin użytkowania samochodów służbowych w firmie zawiera zasady i procedury dotyczące bezpieczeństwa, użytkowania, konserwacji i zgodności z obowiązującymi przepisami. Pracownik korzystający z pojazdu powinien respektować te zasady, np. wykonując kontrolę przed jazdą, sprawdzając sprawność świateł, hamulców, itp. Dodatkowo, należy dbać o czystość pojazdu oraz utrzymywać go w należytym porządku.

Korzystanie z auta w pracy - czas

Czas podróży służbowej wlicza się do czasu pracy, o ile przypada w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. W innym przypadku nie jest on wliczany. Jest to jednak istotne z punktu widzenia zapewnienia pracownikowi 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu doby. Pracodawca, który narusza przepisy o czasie pracy, może zapłacić grzywnę.

Podsumowując, korzystanie z pojazdu służbowego wiąże się z różnorodnymi aspektami podatkowymi, finansowymi i odpowiedzialnością. Zrozumienie tych kwestii jest istotne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, zapewniając klarowność w zakresie obowiązków i uprawnień obu stron.